如何與媒體和大眾打交道?
會議籌辦的公關策略
最近看到許多朋友的facebook新聞分享,是不是多了許多的人工智慧科技的新聞!沒錯!今年度的COMPUTEX台北國際電腦展開跑了!
全球極具指標性的展會和論壇,甚至是全球科技業矚目焦點,今年的台北國際電腦展(COMPUTEX 2017)即將在五月底登場。各大科技廠無不透過COMPUTEX展覽,向全球發佈最新科技,同時,CPX 論壇(CPX Conference)更引領科技業分享高端科技和前瞻觀點!
從五月開始,各大科技廠和主辦單位外貿協會,頻頻發出各式新聞稿和訪問,讓民眾透過新聞了解COMPUTEX展覽和CPX論壇,傳遞出高端科技原來對生活如此便捷的第一印象
因此,籌辦會議的主辦單位可以評估,您的會議籌辦也需要如此,讓社會大眾都知道這個活動嗎?是否需要發布新聞稿?是否需要媒體公關?是否需要和媒體打交道呢?
籌備會議的公關策略,就端看於會議籌辦的宗旨和目的,以及會議的商業性,和與會來賓的特性。
一般會議舉辦,無論是大到國際性論壇會議、小到企業內部年會,大多都希望能吸引更多、更廣的社會大眾和與會者參與,除了能提高會議的能見度、媒體聲量、也包含增加大眾談論度,甚至加深會議的商業性價值。
因此,想讓更多目標受眾/目標客戶(TA,Target Audience ),就是目標與會者,瞭解您的會議,參與您的活動,那就得透過媒體協助「廣為宣傳」,首要就是訂定會議活動的「媒體公關策略」!
如何擬定會議的公關策略:
1.公關媒體策略的方向:
評估會議的新聞議題與媒體計畫,新聞議題可朝哪種方向發布?以及是否舉辦開幕記者會、是否發布相關新聞稿?
並考量如何進行媒體發稿、媒體邀稿、或請媒體專訪等。
新聞稿(中、英文)的撰寫方向、如何發送新聞採訪通知與媒體邀約、新聞媒體新聞露出規劃、以及相關新聞的新聞媒體監看及後續追蹤。
2.擬定適合的媒體名單:
找到當地重要的媒體,包含電視、平面報紙、雜誌、網路媒體,並搜尋主跑此會議議題的各媒體記者聯繫名單,包含聯絡電話、email、常用的通訊軟體,如Line、WhatsApp、WeChat、Messenger等等。
3.建立媒體關係:
搜尋建立好媒體名單後,就需評估與這些媒體記者的關係如何維繫、如何聯繫和建立。
當有適合議題或資訊發佈,即可聯絡媒體記者,發布新聞稿或安排訪問,並適時地建立友好的媒體關係。
4.會議的危機處理:
當發生與會議活動相關的新聞事件時該處理?會議的公關危機處理流程為何?由誰擔任發言人,哪些議題可以說?哪些問題最好巧妙迴避?
在會議籌辦時,最好能擬定好相關的危機處理SOP。公關危機處理最好快、狠、準,事件發生當下立即處理,才能避免危機擴大影響深遠。
5.是否須聘請專業公關公司協助?
由於媒體公關需與媒體維持長久且深遠的友好關係,短時間內很難一蹴即成。因此,在籌備會議活動時,可以評估內部是否有與媒體友好,專業公關人才可以操盤?在評估專業與預算後,考慮是否請公關公司負責會議的媒體公關?
