會場設計與佈置(ㄧ)
會議現場該有的陳設有哪些?該如何著手?
決定好會議場地後,就要開始進行場地內的陳設和佈置設計。關於會議場地該有哪些陳設?如何讓與會人士感受貼心的設計?這些都取決於主辦單位對場地的規劃!
桌椅如何擺放?擺放的位置?人員出入的動線等,在會議裡是相當重要!會議室的大小、會場佈置要如何安排?布置物的顏色、材質、比例、位置,都可以強化或減弱會議設計的氛圍。
會議場地應有的佈置項目:
1.與會人士的現場報到區:
設置桌椅、鋪上桌巾、放置「Registration」桌牌,可視情況將報到者分開進行報到作業。
準備空白名牌, 以供現場報名者使用。以及準備一空盒子或淺盤,讓來賓投放名片。如需來賓簽名,則準備簽名簿。負責報到的人員,應人手一份所有與會者的名單。
2.會議資訊公告陳設區:
a.大會公告欄:
於會場出入口,架設大會公告欄,張貼會場平面圖、會議流程、午宴或晚宴流程、參訪行程、或住宿旅館資訊等相關訊息。
b.會場路線標示:
大門口處張貼會議海報。並於會議場地內張貼停車位置、以及會議使用的空間、如貴賓室、記者室、分組討論會議室等指示牌。停車場至會場中間張貼指示牌引導來賓至會場。
c.無線網路資訊:
會場最好能提供無線網路功能,讓與會來賓使用。並將所需的帳號/密碼,張貼於報到處、各會議室。
d.論文區:
若有講者發表論文,可將論文資訊張貼於大會公告欄。或在會議場地內,設置論文區,讓作者於指定時間張貼論文、或將論文資料放置於論文區。
3.宣傳區:
可於報到區旁設置一至二張桌子,放上桌布,並放置「宣傳品」桌牌,可讓與會人員放置宣傳資料,供與會人員免費拿取。
4.會議舉辦的主會場:
將桌椅排列整齊,數量應比預估人數稍多,將預先製作之布幕或看板懸掛於合適之處,講台、司儀台放置桌花及麥克風。
一般會議使用的佈局方式如下,會議企劃人員可依照會議場地大小、與會人數多寡、會議特性,來安排所需佈局:
1.教室型排列
2.U形排列
3.馬蹄形排列
4.中空的方形排列、或圓形排列
5.可結合講座、或劇院形式的變化排列
6.董事會型式排列
7.圓形自助餐桌排列
5.分組討論會議室:
若會議議程有須分組討論,最好能安排在會議主會場旁,二至三間的小型分組討論會議室。小型會議室內,須將桌椅排列整齊,放置桌花、麥克風、投影機。並在門口張貼分組討論會議室一、二、三...等等資訊。
6.貴賓室:
可視情況安排與會的貴賓、講者、長官等所需的休息貴賓室。
7.餐會會場:
若會議流程內有安排用餐,午宴或晚宴,則須將安排餐會所需的餐桌椅,並安排貴賓桌,若有表演節目,則需檢視所需器材和事前的預演流程。
