會議經費來源有哪些?
主辦會議單位該如何籌募款項?
若會議確認要開始籌辦了,但沒錢任何籌備都無法運作!因此,須考慮會議相關經費要怎麼來?如何籌備款項和募款、甚至申請相關單位補助?同時,還需考量,這場會議的經費來源可能有哪些?變動性大嗎?是否需針對經費來源來做分析?
會議經費來源
會議的經費來源,不外乎以下幾項:自備經費、報名費、申請補助款、募款、招商等。
1.會議自備經費:
可能是產業、企業內部已編列會議籌辦的預算。
2.若需對外籌組經費:
若無自備經費,就需對外籌組會議所需經費,可從下列幾項著手。
a.撰寫會議企劃書及編列預算
編列預算須考慮以下幾點:
‧ 編列會議所需的固定費用,如場地費、講師費、行銷宣傳費用等。
‧ 編列可能浮動費用,如:晚宴餐飲費、住宿費、交通費等。
‧ 需考量收支預算是否可平衡。若收支無法平衡,會採取何種措施?
b.報名費:
向參與會議人士收費,需與報名機制一併考量,報名費如何定價?是否有市場競爭力?特定人士是否有優惠折扣?光靠報名費用,是否可支應會議舉辦所需支出?
c.募款:
可由會議企劃書和預算書中,編列募款說明書,工作小組確認募款目標,並規劃好一套完整的募款流程,向相關產業協會、基金會、或企業募款,發函給擬募款之單位,註明希望捐助之金額。
d.申請補助:
事先調查可申請補助的單位,並與其聯繫、發函至擬申請補助之單位,如:科技部、國科會等。各單位接受補助申請的時間、條件不同,需事先查明,並依規定提出申請。
e.招商:
依照會議規劃可供展覽的場地、或廣告、或贊助,並訂出價格,列出與會議相關企業廠商,邀請其參與。
招商類型如下:
1.廣告收入:
由刊登廣告的廠商支付廣告費,透過該會議的知名度,可為該公司的新產品、或新服務、或企業打響知名度。
可刊登廣告管道,來自於大會刊物、大會印刷品、或大會官方網站、及現場宣傳看板等。
2.贊助收入:
對本次會議活動有興趣、且有意願提供支援,並提出金 錢、物力、人力等資源作為贊助的企業、機關團體等。
3.雜項收入:
各項特殊義賣活動、捐增,或專案贊助:如會議出版品、住房、餐飲、贈品、旅遊、交通費等專案項目的贊助。
