會議定位和主題如何擬定？

 

美國《行銷管理》雜誌（Sales & Marketing Management）建議要開好會議，在會議前後要謹守：「選定主題」、「參與感」、「互動」、「彼此讚美」、「保持活力」及「持續掌握會議後續進度」等六項小技巧，讓會議順利圓滿。其中，會議之初，讓會議順利達成最重要的，就是確認會議的定位和擬定吸引人的主題！

 

在設定主題的過程中，要瞭解誰會參與會議。最常發生的情況是開會者與參與會議者，對主題的想法不同，無法找到交集，以至於會議內容空洞或多頭馬車，無法聚焦。

 

無論會議規模大小，在會議開始之前，須將主題散佈出去，小至公司會議，大至產業會議，或是跨國、跨產業會議，在各種實體宣傳管道、虛擬網路媒體，都需公告傳播、或以電子郵件、EDM，並儘量知道與會的講者、參與者的想法、感覺及信念，以便在會議中，與會者都能實質感受大會的主題、內容與用心，進而提升參與感！

 

會議主題擬定前需考量：

 

1.會議需要什麼樣的主題？

 

會議的主軸？須達成何種使命？需達成的產業遠景？還是建立何種新觀念？須發表何種新技術？

 

2.會議有沒有過去的參考實例？或類似會議？



 

如何確定會議主題？

 

1.會議主題必須與會議目標相一致，且能夠充分地表現會議的目標。

 

例如：

2016年第四屆世界健康大會，主題為：Where the world of health comes together.探索健康領域的主要問題與前瞻科技。與各國如何解決當前的人口老化問題、以及如何運用醫學新科技解決健康問題目標相符。

 

2.會議的主題需反映會議的產業內涵。

 

如：展覽的行業或展品範圍、會議的議題等。會議主題往往是對該產業會議題材未來的展望。

 

例如，2016年亞洲國際鋼鐵論壇，主題為：塑造亞洲鋼鐵產業從生產中心轉變為資訊中心。

藉由論壇會議，向東亞的鋼鐵業者介紹環境變化並建議解決方案，協助企業達到降本求利的效益，結合中、韓、日、台的鋼鐵業者，構築全球鋼鐵協力廠商的產業論壇。

 

 

3.會議主題應該儘量突出會展的特色。

 

如，時代特色、地域特色、題材特色等，以引起目標客戶和公眾的興趣。

 

例如，2015年義大利米蘭舉辦的世界博覽會（世博會）主題為『給養地球，生命的能源』。

 

將進一步發展前幾屆世博會引入的主題（例如薩拉戈薩2008年世界博覽會的水主題），主要關注點放在全世界居民獲得健康、安全和足夠食品的權利之上。

 

4.主題應該迎合會展參加者及公眾的需求心理，能夠引起他們強烈的共鳴。

 

例如：2017國際茶業博覽會，主題為：亞太指標飲品盛會。

 

代表參與者為多家國內外「指標性」茶葉飲品商及原料商、在地品牌茶葉飲品商，足以吸引參與者與公眾的吸引力與參與感。

 

5.會議主題必須具有較強的文字特性。

 

由上述例子來看，主題建議可以在8個字內定出會議名稱與訴求主題，可讓人記憶深刻、朗朗上口，文字力求簡練，如此才能迅速傳播。

 

且文字能打動人心，激發與會者的欲望。需貼切形容，具有強烈的號召力。描述需有新意，個性化，具有時代感。在主題擬定上，所使用的言語、詞句、形式和創意上都需要如同『廣告文字』般，令人印象深刻。