會議場地如何選擇?
在決定會議的主題和內容後,就需考量會議在哪舉行。而會議場地如何選擇?可先從以下幾個面向著手:
如何評估會議場地?
1.評估會議的目的
需根據會議規模、性質目的,參與會議人數來決定場地的大小,來決定會議場地的大小是否適合?場地布置、娛樂設施是否符合需要?
這些條件都是考察一個場地是否適合的關鍵,也可以減少不必要的支出。
2.評估會議場地所提供的軟硬體設施和口碑
會議預計在哪個地點舉辦?會議舉辦的時間?會議可使用的預算規模?可從中挑選適合的會議場地,另外,眾多會議場地所提供的硬體和服務,也是選擇的重點條件之一。
另外,且需考量會議場地的舉辦成效和口碑。
預定場地前,對場地歷年來的口碑,舉辦過的會議活動,可判斷其服務是否得宜;對場地歷年來的相關案例,可判斷其服務是否專業。
3.評估周邊環境
需考慮可供選擇的會議場地,是否有住宿、交通便利性、接待條件等眾多會議周邊環境,來決定最終會場的地點。
切勿因地點選擇不慎而妨礙會議進行,附近的交通顧此而失彼。
4. 會議場地搜尋和勘查
先搜尋有什麼類型的場地適合辦理您的會議,並評估有誰可以協助找到好場地?再決定評估場地時,需要去現場去看一看。
會議場地有哪些?
1.專業國際會議場地
2.星級飯店
3.大專院校的國際會議場地
會議場地的考慮因素
1.會議場地大小是否適合?是否與住宿地點相近?
2.交通是否便利?是否有足夠的停車位?
3.場地是否提供適合的硬體設施:
是否提供免費WIFI、投影儀、電子書寫板、桌椅舒適度等? 必要時,會議視聽器材需求須事先調查,包括參與人數、講者喜好、參與的講員需用何樣的視聽器材等等。
4.會場的安全評估,安全通道、消防設備等評估。
5.為確保開會過程順利,場地周邊是否安靜?例如,同一個會議中心,周邊或隔壁在也在開會嗎?開什麼會?
6.若臨時需要更改時間,場地方是否同意?
7.若場地需要布置,是否需要另收費?
8.會場是否有提供餐飲、茶水、點心等?
9. 實際參觀場地,如大會主會場、分組討論會議室、工作間、餐宴會場等。
10.在預定會場時,即可請飯店先保留預估數量的房間,屆時再視實際訂房人數調整。
11.會議辦理模式也需評估,如有幾場綜合討論?有幾個分組?有戶外的活動?多少場餐會、活動、或特別的參訪行程?
