會議現場聚焦
現場執行與S.O.S如何應變？
今年五月底，英國曼徹斯特體育館發生爆炸案，爆炸威力驚人，造成 19人死亡，超過 50人受輕重傷。當時正值美國流行歌手亞莉安娜(Ariana Grande)的演唱會散場，現場充滿年輕觀眾，爆炸案後，體育館內一片混亂，現場歌迷尖叫著離開現場。
籌辦任何一場活動，人群匯集之處，最不希望就是類似意外的情況發生！
一場會議涵蓋的人員、層面繁鎖且廣泛，如何在會議規劃後，到現場執行期間，準確地執行事先規劃的內容，或因應現場實際狀況而調整的應變措施，都是有待時間和經驗的考驗。
會議現場管理實務，也常隨著會議舉辦時間、地點、環境條件、主題內容，以及主辦單位籌備規劃的能力經驗、與所擁有之資源而有差異。但臨場的維安和現場管理程序之能力，也將決定主辦單位的競爭力與實力！
現場安全管理為首要！
舉辦任何活動，人群聚集之處，最重要的重點是「安全」！因此，無論是集結上百人、甚至上千人的會議，議程的流暢與順利固然重要，但現場安全管理與維護，更考驗主辦單位的緊急應變能力！
1. 會議場地與周邊區域：
包含會議場地的安全設施、逃生路線，周邊區域的交通狀況，與會議舉辦期間，是否有重大事故或需維安的事件發生。
2. 收集各地與會者的資訊：
各地與會者出席期間前後，該國、或該地區是否有特殊情況發生，如恐怖攻擊、重大交通或意外、或天氣因素導致航班不穩定？
3. 出席貴賓的安全維護
包含現場秩序維護、貴賓住宿、外出、參訪等安全維護等。
4. 會議現在的緊急應變計劃
若會議現場與會人員發生意外、食物中毒，或會場發生火災、水災，或者會議器材設備失靈，種種現場可能發生的緊急事故，都會影響會議是否能如期、順理舉行。
因此，各項維安、保全、醫療、或器材備份等緊急應變措施，都必須在會議舉辦前擬定好，並且做好萬全的準備。
5. 安排必要的保險事宜
任何意外的發生，都需立即緊急處理。尤其會議涉及眾多人、事、物，與各項支援廠商與贊助單位，因此，各項器材、人員、與現場都必須安排與投保必要的保險，以利緊急事故發生時的應變。
會議服務是否得體？
會議結束後，主辦單位希望與會者如何回憶起這場會議呢？
現場與會來賓的滿意度，包括現場軟硬體措施與現場人員間的互動。因此，主辦單位的總召，現場發現問題，可以立即改進工作流程與順序。可於現場，觀察服務人員與來賓的互動，適時調整與調度服務人員。
從客戶端觀察服務的態度，有這幾種：
1. 最差的服務：服務遲緩、流程混亂、服務人員態度冷漠。
2. 可改進的服務: 標準的服務流程、但服務人員對客戶缺乏同理心和服務的熱忱與態度。 或者服務流程一團糟，但服務人員和顏悅色，十分關心來賓狀況。
3. 最佳的服務：誠懇、體貼的服務，流程迅速精準，服務人員態度謙恭有禮，讓與會者留下好印象！
留言列表
