吃的學問大!

會議餐飲如何安排? 
 

今年五月,是第五屆全球僑務會議在高雄展覽館登場,共有來自6大洲、68國、300多名僑務委員等與會貴賓齊聚高雄,而身為地主高雄市政府,為讓僑界代表對高雄留下深刻印象,端出高雄美食的晚餐宴菜單,陳菊市長還為賓客現場獻唱!

 

可見會議活動的餐飲與表演安排何等重要!

 

任何一個會議活動,少則一天,多則三到五天,主辦單位都會遇到餐飲問題!無論是迎賓晚宴、或是每天的午餐或茶點,「民以食為天」,吃得好不好,對於與會者來說,和會議本身內容一樣重要,做好餐飲的安排,的確是一個的挑戰!

 

尤其國際型會議,與會者來自全球各地,因地區、宗教、個人喜好而有不同的飲食習慣。因此,籌備會議的餐飲,第一步就是瞭解與統計與會來賓餐飲的需求。

 

遇到有特殊餐飲需求時,需與負責餐飲的餐廳廠商溝通,確保餐飲內容、供餐品質和食品安全。

 

會議的餐飲活動

 

會議餐飲活動,大致分為:早餐、午餐、正式晚宴、開幕招待會、雞尾酒會、茶點等等。

 

而會議正式晚宴又可以區分以下幾種,
如:開幕酒會、歡迎接待酒會、大會晚宴、 當地特殊的文化主題餐宴、大型迎賓餐會、執委會餐會等等。

餐形式大致分為桌餐、Buffet自助餐、中式圓桌餐,而茶點則分為輕食、西式小點、港式茶點、點心甜點等等。

 

在會議晚宴前,常見以「雞尾酒會」方式,舉辦「迎賓招待會」,作為正式晚宴的引子。多數以雞尾酒會搭配甜品的形式,讓與會者與貴賓間能透過這場合,互相介紹、認識、交流。

 

會議餐飲安排重點:

 

1.評估預算,設計菜單與餐飲安排

 

設計菜單時,要考慮整場會議活動的餐飲預算約有多少、與會來賓的飲食習慣、用餐時間等等,並尋找適合的餐廳、或外燴廠商,在選菜時,還必須考慮與會議的既定目標和目的相符。

 

2.餐飲品質與食安的控管

 

選擇餐飲的供應廠商時,除了預算和菜色變化外,更需注意「食的健康」與「食的安全」,尤其大型會議更是聚集上百人、上千人,若發生食安問題,更得不償失!

 

3.確認餐飲數量

 

負責餐飲的廠商,通常會要求在活動前48小時給予保證數量,預估需求數量,通常慣比例約3%-5%,基本上來說通常會多準備5%的分量,如:200人會準備210份,但需注意,不要忘記加上主桌及工作人員的餐飲數量。

 

4.用餐流程安排

 

會議茶點、午餐、酒會到晚宴,每個會議活動的餐飲規劃安排,都須滿足與會貴賓的各類需求,達到賓主盡歡的目的。

 

用餐流程如何設計?

時間如何安排?

 

Buffet自助餐是各種會議常見的一種用餐形式,自助餐檯的擺放的流線和間距就是學問。多數採取使用島形自助餐擺放模式,避免取餐時間過長,也就等於加快了用餐的速度。

 

是否有迎賓表演節目?須考慮和用餐流程的動線和宴會流程的安排,通常表演節目會安排在上主菜之前。

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