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會議現場萬無一失！

如何做好會議現場管理？

全球矚目的國際會議中國「一帶一路」國際合作高峰論壇，在五月初登場，光是開幕當天，會議現場的耳機裡，同步翻譯成18種語言！讓各國與會來賓，第一時間就感受主辦單位的貼心和用心！

一場會議中，最多會有多少語言出現？若您是會議主辦單位，您會如何管理這場國際級會議？

可見，越是重要的國際級會議，越需要縝密的現場管理機制。

會議現場的重要任務

一個會議從籌備到開始，籌備至少在半年到一年，而會議往往只有三到五天時間。因此，會議現場管理是會議籌辦計劃的實現，會議現場管理、控制和協調的不但龐雜，魔鬼更是藏在細節中！

如果處理不當，任何一件小事都有可能發展成大問題，繼而影響整個會議的效果。

會議現場管理，就是將所有會議籌備事前的規劃安排，在會議舉辦現場直接檢視。各項整合、各項流程的控管、後勤支援團隊、現場管理、危機處理等，都將在會議舉辦的現場，受到最直接的檢視和最嚴苛的考驗，也是會議主辦單位最大的挑戰！

由誰擔任現場總協調角色？

會議現場管理，首要就是現場總協調的角色！會議總協調就是會議主辦單位的總負責人，或會議主責的專案經理。

現在總協調，也可稱為現場總召是會議籌辦專案中的最高總指揮，也是客戶決策小組主要的聯絡窗口。會議的危機處理和關鍵處理的重要角色！需居中協調各項難題和當機立斷的處理。

總協調（總召）必須設立專案時程控管表，從會議規會到現場執行時，都能讓會議流程順利進行。

會議籌辦總協調最常面臨的問題：

1.對會議流程與工作內容細節掌握不足。如外包廠商進度、講者內容、會議流程等。

2.當現場所有工作都在進行時，沒有掌握重點關鍵，或不清楚重點在哪裡。使得活動進行的節奏或順序，無法按照原本規劃進行或者大幅延遲。

會議現場管理的守則：

1.需非常熟悉會議進行流程和現場注意事項，並仔細研究好會議中各項人、事、時、地、物間的關聯和任務重點所在。

2.對於每一段工作流程，都能了解各項任務的重要內容，並找出其最恰當的步驟執行方式。並能委任各項任務給予各主責者（或專案PM），定時查看任務完成進度與成果。

3.會議流程表中隨時檢查，可能容易疏忽或遺漏的地方，並與主責部門單位隨時溝通，了解需要協同作業、需外部或內部整合的地方。