會議籌備ing...
各項工作小組如何劃分？
會議籌辦從初期的規劃、到確認會議場地、地點和時間後，與會議相關的各項工作陸續展開，在籌備委會員之下，可設立大會秘書組和各功能小組，會議籌備執行需靠各個功能小組來將籌備執行工作細節更落實。
以下的功能小組的工作區分，可分為以下各組：
1.報到接待組：
負責與會人員報到，講者、貴賓、長官的接待，住宿、餐會安排等事宜。
2.公關媒體組：
負責會議期間的各項記者會、新聞發佈，會議舉辦時的媒體接待、新聞採訪、專訪安排、公關危機處理等，凡與與媒體關係的聯絡與維繫工作。
3.廣告行銷組：
舉凡會議籌辦時間，所需的各項行銷廣告宣傳的安排、企劃、媒體廣告採購，會議官網設置、EDM設計與發送、網路廣宣活動以及大會所需各項手冊、印刷品、製作物的編列與印刷，都屬於廣告行銷小組的工作範圍。
4.會議議程組：
主持人安排、掌控整場會議的議程與活動流程、開幕式、閉幕式的流程、以及現場硬體設備、視聽器材、燈光音響設備等安排與監控。
5.餐飲服務組：
關於餐會的規劃與活動安排，茶點、餐宴的時間、份數、品質之監控。
6.運輸交通組：
負責接待住宿旅館與會議場地移動，貴賓、與會人士的交通車之聯繫、調整及監控。
7.參訪旅遊組：
負責會議的參訪旅遊活動的規劃、流程安排、參觀地點的聯繫及突發事件的處理。
8.財務小組：
舉凡各項預算編列、外包廠商議價與簽約，以及財務規劃、收支會計報表、稅務等工作。
各工作小組注意事項：
1.工作分配有效率：
由於各工作小組專業和繁瑣度與需求不同，各工作小組人員應該盡可能不要重疊，各項作業流程要盡可能安排的有效率。若工作重疊，可能會在現場出現分身乏術、或事務遭遺漏的狀況。
2.小組工作以「週」報彙整：
會議籌備需以策略和執行項目一一展開，主辦單位籌備工作會議，最好每週進行彙報，了解各組進度與大會進度。籌備工作時間表，也以「週」為單位來安排， 規劃時可因實際進度畫出時間表，並隨時修正。
3.協力廠商監控：
會議規劃籌辦，很多需與外部廠商配合，如何挑選適合廠商？如何監控現場品質？廠商需完成交件的時程如何預防延遲？
4.各項工作檢查表：
由於會議籌備繁雜，會議主辦者或會議籌辦主席，可利用各項檢查表，一一確認工作進度。
可直接看出哪些項目已完成？哪些項目仍有缺點？或者需加強？提醒主辦者各項環節目前狀況，環環相扣，讓會議籌辦更日臻完美！
例如：
- 場地調查與選擇評估表
- 講員、貴賓邀請出席一覽表
- 住宿安排表
- 餐會活動流程檢查表
- 會議場地設計規劃表
- 會議所需硬體設備檢查表（包含：燈光檢查表、視聽設備檢查表）
- 會場佈置檢查表
- 會展相關廠商合約檢查表
- 議程與活動規劃檢查表
- 交通運輸檢查表
- 報名資訊服務檢查表
- 出席與會人員總表
- 講員、貴賓、長官會前論文簡報檢查表
- 會展空間的消防安全、動線規劃檢查表
- 參訪活動行程檢查表
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