會議第一線直擊！
如何規劃會議現場的接待工作？
為杜絕全球「血鑽石」非法交易，五月初，台灣代表團以觀察員身份，參加在澳洲舉行的「金伯利流程」（Kimberley Process／簡稱KP）年度大會，中國代表團在會中不斷大聲咆哮，以強勢手段干擾並打斷會議開幕，不惜強力干擾議事程序，粗暴地將台灣代表趕出場...引發澳洲官員反感，認為中國此舉「令人厭惡」且十分不尊重人。
國際會議舉辦不免與政治、國際情勢有關聯，但主辦單位無非都希望會議活動順利舉行，首要條件，就是規劃好會議現場的接待SOP，讓類似的破壞會議議程事件，傷害降至最低！
會議接待，就如同會議活動給與會者的第一印象，接待的應對進退相對很重要！
因此，在會議活動開始前一小時，與會來賓前來之前，所有接待與現場工作人員需就定位。
一、與會者報到
1.會前的準備：
a.需製作報到名單：
所有已報名的與會人員名單，並以英文姓氏順序排列，以方便快速搜尋與報到、簽到。並影印數份供報到處人員使用。
b.會議資料事前準備妥當：
如講者的發表論文內容或概要、會議內容、會議議程、會議相關活動、會議地點交通圖、餐會資訊、 文具、飲用水、會議贈品等，統一裝進資料袋，可依實際狀況決定資料袋是否於會前一天或當天排放於報到處。
2.設定大會的接待、報到區
於會議活動的出入口，設置接待與報到區。為避免接待動線壅塞，最好設置二至三組備用人力，以利報到人數激增時，可分配各區的報到與接待。且報到區與接待區接需一至二組專人負責，報導後，由接待人員接手引導入會場。
3.大會資料袋發送
與會者簽名報到後，請同時將會大資料袋拿給與會者。
4.現場接待的國際禮儀
接待人員人數配置，與會議規模、餐與人數多寡相關。但接待人員的服裝儀容，需從頭到腳，注重個人端莊儀態、與外表衣著的細節表現，這些都是大會對外的形象表徵
且接待人員需穿著正式服裝，統一制服，以便會場內的辨識之用，需直挺的專業站姿、保持微笑、有禮貌、溫柔的目光，及時解決與會者的疑問和需求。避免哈欠連連、疲態、或傲慢等不禮貌的行為舉止出現。
關於會議流程、會場人員配置、以及邀請哪些貴賓等資訊，相關報到流程，所有接待人員，都需在會議前接受國際接待禮儀和會議議程內容的訓練。
二、引導至會場
1.引導入席：
負責接待的人員應走在出席與會者的左前方一點的位置，遇到轉彎時，應用右手示意，說聲「請走這邊」。並依序引導至會場入席就座。
2.長官、貴賓、講者專人負責接待：
設置專門接待服務人員，並引導至貴賓室休息，並由會議主席或主管作陪，會議開始前，再引導至會場貴賓區入席。
三、會議活動進行中的接待服務
若有臨時事物，或重要事項，需通知貴賓獲獎者，接待人員可利用「小紙條」傳遞。避免打斷會議議程，以及分散與會者和講者、貴賓的的注意力。
會議現場須配置服務接待人員，可隨時解決與會者在會議現場有任何需求。
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