會場設計與佈置（三）
會場佈置施工現場....
五月中旬，就是全球矚目、中國大陸即將在北京召開「一帶一路」國際論壇，包括俄羅斯、越南等國家領袖均獲邀出席。
為確保這場國際領袖出席的會議活動，安全順利進行，一週前就在北京進行交管和會場佈置施工，預計在會議前二天，北京的城市環境布置與論壇的會場佈置均須完成！
無論是主辦如此重大的國際論壇會議、或是區域型會議、或是小到企業年會活動，會議活動的會場佈置和現場施工，都需提前至一週至三天進場佈置施工，以避免活動即將開始，還有可能開天窗的道具佈景，甚至不週全的意外陳設出現！
關於現場施工作業
在會場佈置前，主辦單位須召集相關人員與廠商，進行現場佈置會前會的說明。包括前置作業的SOP、動線、注意事項等！
會場佈置牽扯眾多合作廠商，如花卉氣球佈置、現場硬體設施廠商，如：音響喇叭、投影器材、燈光、麥克風、桌椅陳設等，因此，關於會議主辦單位須擬定完整的會議現場佈置流程和現場施工圖。
關於會議現場施工的注意事項：
1.會議佈置的注意事項：
會議主會場與各個會議空間的佈置、最佳動線、用電、電壓、參展人數限制等注意事項。
依各廠商之需求，準備好所需的用電設備，檢查電源插座位置及電壓（110V/220V）， 並備妥延長線。如有廠商需要使用無線網路連線，依需求廠商位置完成。
2.現場施工人員的管理：
包含，現場人員的管理規則、各廠商進場施工時間與期限、如何驗收等。
以及考慮會議現場保安，是否須聘請保全警衛看管現場安全？
並告知相關廠商以下資訊：
何時可以進場佈置？何時需完成施工？如何驗收？若有緊急事件，可以如何處理？現場聯絡人？以及活動完成後的撤場時間、撤場注意事項等等。
3.會議施工現場總指揮的調度與權責
會議佈置施工期間，主辦單位須有總指揮，於現場調度和各廠商與主辦單位、以及會議現場聯絡溝通。
需考量會議場地與佈置廠商如何配合？若有任何現場設計佈置更改或新增，可如何緊急處理？如何在安全考量和陳設美觀最大化中，與廠商和會場進行協調？
會場佈置完成後的驗收，您該注意的有：
1.電器器材之驗收：
測試所有器材如電腦、投影設備、麥克風、錄音錄影設備、口譯耳機設備、會場燈光等，是否安全、確定使用無誤。
2.表演所需器材之驗收：
若開幕、閉幕、或午宴晚宴餐會，有安排表演節目，需於活動前三天起，電話聯繫，病提醒表演者需到場之時間、確認當天彩排時間。並確認其所需物品，如：桌椅、麥克風、燈光等驗收確認。
3.花卉氣球佈置之驗收：
由於花卉、氣球佈置，容易受天候影響而枯萎或消氣，因此，建議在會議當天，或前一天完成陳設。
另外，桌花與胸花的陳列，需與廠商確認數量及送達時間，獲贈之花籃或盆栽最好於會議前一天即送達擺設完成。
4.布置廠商的進場和撤場的時間表
在預定好會議場地時，最好與會場溝通了解，可以進場佈置和撤場的時間表。並擬定進場和撤場的SOP流程給相關佈置廠商，以便可在最短時間內完成會議的佈置與撤離。
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