星陽會展StarMICE的部落格

會議精彩可期的主要關鍵！

會議演講者/講員如何規劃和邀請？

一場精彩的會議，都需有吸引人的演講者和發表內容，才能讓業界共襄盛舉。因此，重要的國際性會議活動，為了吸引更多的與會者、增加在業界的影響力，在議程策劃的階段，就必須考量如何邀約重量級、吸引人的業界人士、講員和貴賓出席。

這些講員及貴賓的邀約和出席，都有不同的出席意願和狀況，而使得整體議程可能會有所改變，如何維持會議的議程基本架構維持不變，積極邀約會議的重要講員、業界人士及貴賓，是會議籌備委員需特別留意的地方。

規劃貴賓與講員名單

1.如何擬定會議的講員名單？

可由業界推薦、大會論文評審委員評選或推薦、或業界公認重量級人士來擬定講員和貴賓名單。

2.如何確認邀請的講員適合此會議議程？

在篩選講員對象時，需充分瞭解講者的最新動態資訊，如：擅長的專業領域、出席車馬費用、演講經驗場次、口碑。

否則與受邀者親自溝通時，容易因手上資訊不足，易發生誤會和不必要的困擾、甚至找到不適合的講員。

3.是否有備案人選？

若發生已邀約出席的講員、貴賓，因故而無法出席會議時，就需緊急聯絡並安排備案人選，需避免會議的議程架構受到影響。

貴賓的邀請流程

貴賓的邀請，需用什麼方法邀請？親自電洽？還是 E-mail？還是正式書信函件？

理想的步驟如下： 

1.電話邀約：

邀請業界重量人士、或知名人士前來參與，在社交禮儀中最好的方式，就是先請會議籌辦單位主管或主席親自致電邀約。

電話聯繫其助理或本人，必須先說明會議時間、地點、會議大致內容，讓受邀者了解會議狀況，並詢問其是否有受邀意願。

注意事項：

需提供會議議程和演講範圍、演講題目，並告知對方，或其自由選題，需確認是否屬對方專業領域，讓講者能有充份的準備。

2.書面邀請：

若已經親自致電講員或貴賓，並獲得口頭承諾出席，接下來就是準備書面邀請。 寄發邀請函可以選擇以親臨拜訪方式送交，或以掛號郵寄方式寄出。 

3.會議結束後的感謝函： 

在會議結束後，需由會議主辦單位數寄出感謝函，以表示對講者與貴賓的肯定與感謝之意。