會議籌辦,流程規劃時須注意...
會議活動的流程,一般分為如下:
1.開幕式:
一般宣告會議開始,會進行簡短的開幕式,由會議司儀宣佈會議開始,並宣告此會議的目的、特色等。
2.開幕致詞:
由大會主席報告本次會議的內容,並邀請重要貴賓蒞臨致詞。
3.論壇發表:
本次會議排定的議程、主題演講,包含依序排定的講者、發表內容。
4.提案討論:
各個主題演講、各論壇發表後,參與會議者提出欲討論的提案或疑問或建議,與講者互動Q&A
5.閉幕式:
司儀宣佈會議結束,由大會主席分享成果並致閉幕謝詞,並邀請與會貴賓致詞。
6.晚宴、或午宴安排
會議規劃階段,需確認以下幾點:
1.會議的特色
主辦單位在規劃會議時,需謹記在心、特別留意:
a.此次會議主要目標、特色和亮點、商業性何在?和以往有何不同?
b.是否有關鍵性或突破性的技術、器材、或論文要發表?
c.業界重量人士、或關鍵貴賓、或重要發表教授是否能參與會議?是否有替代人選?
d.此會議主題是否符合當前產業趨勢和未來發展方向?
e.此會議是以論壇討論為主?還是新技術、新科技發表?還是以謀合廠商利益為主?
2.會議舉辦的時間
會議舉辦的時間、地點,同時間、同地點是否也會有其他類似的會議?會議論壇中講者演講的時間、總長度,是否太長或太短?
會議開始時間,是否會面臨早晨的交通尖峰時間?影響與會者參與或遲到問題,影響講者心情?
每段會議論壇的演講安排的時間?例如:需60分鐘、75分鐘、還是90分鐘,需要包含講者和與會者討論的時間和臨時動議的時間。
每段論壇中,休息時間需多長?一般而言,以10分鐘20分鐘為主。如果時間太長,與會者容易流失。
3.會議講者發表順序安排
會議論壇各貴賓講者發表的前後順序、發表內容主題是否相互呼印、或者雷同、是否有創新價值?
議程的設計需相互協調,再依照重要性、創新性及流程的順序來排列。
4.設定的目標與會者
此次會議的特色和亮點為何?邀請的講者和演講內容是否無誤、是否吸引與會者?欲吸引的目標與會族群,對這樣的流程和內容是否感興趣?
5.會議的餐會安排
會議是否有安排午宴或晚宴?每段宴會需安排多久?一般宴會在90分鐘二小時左右,不用安排太長時間,以免造成與會者勞累的活動。
6.流程規劃與流程預演
規劃完流程後,須整體流程預演幾次,看看是否有失誤和盲點存在。且需考量合理化的流程安排、並配合規劃的預算、實際情況、並預留可彈性調整的空間。
