如何有效建構會議的報名機制？
會議確認招開後，就必須考慮，如何讓貴賓、有興趣的民眾報名參與？目前較多會議會採取「線上網路報名機制」，利用網路「線上表單」填寫模式，讓與會者可立即報名，同時也可讓會議規劃單位，隨時掌握可預期的會議出席人數。
關於會議報名，從場地尋找後，就須先制定希望的與會人數，同時，從內容規劃與邀請貴賓上，也需評估，這樣規劃是否是個「吸引人的會議」。另外，也須先瞭解哪些是適合的與會名單，建立潛在與會名單，同時，建構可吸引與會者的宣傳方式。
會議活動報名管理
1.會議的報名機制大多分為以下幾種：
電話報名、傳真報名、或網路線上報名。
報名需詳列各項資料如下：
1.中英文姓名：
姓與名需分列於不同欄位
2.報名身份：
演講人、論文發表人、學生、協會會員、一般參與民眾等
3.相關個資：
如：性別、聯絡電話、地址、E-Mail、公司名稱、職稱...
4.繳費機制：
線上信用卡刷卡繳費、ATM、匯款...
若是與會貴賓、講者，還需確認以下資訊：
1.將使用哪些會議設備：
如：筆記型電腦、PAD、投影設備、麥克風...
2.住宿相關問題：
如：訂房類型、是否攜伴、抵達時間、離開時間、是否需接送機、
3.會議流程相關問題：
如：是否參加各時段之會議、開幕儀式、晚宴、餐會、飲食禁忌、相關參訪（拜會）行程、是否參加會外旅遊等
會議報名身份區分
大多數的會議活動都採用事前的報名方式，可掌握出席人數、需準備資料、報名費用的收取、場地安排座位等規劃，可有比較明確的依據。
除了事先的報名機制規劃外，也可安排現場報名，以爭取更多的人與會出席。例外也需考量，報名是來者不拒嗎？還是有條件的接受報名。
事前報名可區分為：
1.長官：
邀請來的長官、致詞貴賓、講師、主席或評論人，需要報名卻不需要繳交報名費
2.協會會員：
會議相關產業、協會、主辦單位、協辦單位等單位，報名費可否有優惠
3.學生會員：
相關系所學生報名費是否有折扣
4.早鳥優惠：
提供參與者提前報名的優惠
另外，會議報名還需考量：
有的貴賓卻不見得受邀參加晚宴，有的人是報名，卻委託他人 出席，這些都是事前報名時要注意的。另外，主辦單位要事前規範整體的報名流程及資訊，如此才能有效鼓勵有興趣的民眾出席參加。
報名後需考量：
1.收到報名後，需與報名者確認相關資料
在收到報名表格，經由檢查確認後，立即回覆報名情況，如：姓名拼寫、出席時間、發表論文時間、抵達時間、住宿或旅遊需求等，都在確認中清楚列明。
2.定期將報名與會人員名單呈報相關人員
需定期統計人數，依國籍、姓名排序及人數分類，並告知主辦單位相關人員目前的報名進度，以確定出席人員的總數。
報名表的設計需依照大會之屬性及規劃，若有遺漏，將導致後續處理的繁雜問題。
3.什麼時候須最後確定與會人員的總數？
4.規劃好可能參與的人數與因應措施規劃
從網路預訂報名的與會人數，需再加上現場報名的人數，以及來參加的來賓，這樣人數可能更可能是數百人、 甚至達數千人，需設定一個適當的報到區域， 接待人員可立即應變的流程規劃。
因為來參加與會的貴賓，通常會因為資訊的不明朗，或區域規劃不佳，或流程管制失當，而產生推擠、排隊或爭吵等現象，當然更有可能發生意外或傷害的情況。作為會議活動策劃者，需特別重視報名報到接待的作業規劃。
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