如何讓與會貴賓都住得舒適又安心?
會議活動的住宿規劃
如何讓企業員工更有向心力?很多企業都會藉著舉辦年會的機會,進行所謂的「獎勵旅遊」。最近最夯的話題,就是四月份,三商美邦人壽保險的三千多名員工,在南韓的獎勵旅遊年會!
會議和住宿,如何更吸引人?
會議活動如何選擇與會人員的住宿問題?如何讓會議和住宿,都吸引與會者的青睞?在商務與休閒之間,如何取得平衡?主辦會議活動時,都需仔細評估。
無論是國際性論壇會議、或企業的獎勵旅遊、甚至是企業的年會,會議議程的設計和住宿都影響與會者是否踴躍出席的關鍵。
一般的星級飯店,均有提供的會議專案。通常不外乎是制式的會議室,結合飯店的住宿、餐飲、表演活動,均在同一個飯店場所舉辦。
好處是,與會人員不需舟車勞頓,同一地點就可方便自由移動,可以避免雨天和炎熱天氣等天候影響。
但缺點,會場可變化的特性就缺少許多。
因此,在緊湊的會議行程結束後,與會人員就各自參加個別或團體的餐會或參訪行程。同一飯店內的安排,可能無法讓與會人員間,彼此產生更深的連結和互動,只是不同空間的移動、無法與城市特色相連結、激發更多的互動和可能性。
若一成不變的會議加住宿的行程感到興趣缺缺,或覺得單純的住宿在緊湊的會議結束後,無法讓壓力一掃而空,因此,不少會議地點和住宿,會選擇在郊區、或有特色的度假村舉辦、或者讓住宿和參訪,更多一些休息娛樂。
讓與會者能在會議行程之餘,產生緊密互動、或團隊建構的活動,這對於企業、或協會舉辦的年會或論壇而言,可收穫不可預期的成效!
會議的住宿如何規劃?
關於會議舉辦,都需考量遠道而來的與會者,因此,關於住宿問題的規劃,主辦單位需考量:
1.會議的住宿旅館飯店的規劃:
關於住宿,主辦單位可朝住宿贊助,或會議協辦廠商的贊助洽談,可節省會議舉辦的經費來源。同時,也能提高會議的宣傳能見度。因此,是否有談定大會官方指定旅館?會議住宿的特色,是否吸引與會者?
2.住宿環境勘查:
關於住宿的旅館飯店的住宿品質、房間數量的預定、是否可臨時增加或刪減、早餐預定、緊急事件處理的聯絡人,以及最重要的,就是與會議場地的交通接駁,會議舉辦期間當地的交通狀況?是否安排交通車定時定點的接送?都是在選擇住宿旅館飯店時,須注意和勘查的地方。
3.住宿的主責管理人員?
關於與會人員、貴賓的住宿,大會須安排至少一名三名的住宿接待人員。
如何做好大會旅館的聯繫安排工作?如何讓與會貴賓都感受到大會的用心安排?都是讓會議持續好口碑舉辦的關鍵。
